Database juga dapat diidentifikasikan sebagai arsip data berbentuk tabel yang saling relasi atau berhubungan sehingga menghasilkan informasi. Microsoft Access adalah program aplikasi basis data (database) yang dikeluarkan oleh Microsoft dalam satu paket Microsoft Office.
Fungsi/kegunaan utama dari Ms.Access yaitu untuk menangani proses manipulasi data dan pembuatan sebuah system. Komponen utama pada Microsoft Access adalah Table, Query, Form, Report.
Untuk itu kita akan membahas komponen utama tersebut, mulai dari table, form, query, report. Selain itu ada Module dan Macro, namu kita tidak membahasnya karena module adalah komponen untuk pemograman (kita tidak mendalami Access).
Table
Tabel, bagian dari data base yang bentuknya sama dengan lembar kerja program excel, yaitu berisi kolom dan baris dalam proses memasukkan data. Pada table inilah dasar untuk merancang / design database sesuai dengan kebutuhan/keinginan kita. Data atau field apa saja yang ingin kita masukan, jenis/format apa saja yang harus kita tetapkan untuk masing-masing field.
- Short Text, yaitu data yang bisa diisi dengan nilai kombinasi antara text dan number, dengan maximum karakter sebanyak 255 karakter.
- Long Text / Memo, sama saja dengan jenis Text, hanya saja memiliki jumlah karakter maksimum yang lebih banyak, yaitu 63,999 karakter.
- Number, yaitu data dengan jenis number (angka) yang digunakan untuk kalkulasi matematika dan keperluan lainnya. Umumnya number ini terdiri dari 1, 2, 4 dan 8 bytes data. Khusus untuk number jenis Replication ID mempunyai 16 bytes data. Silahkan pelajari table berikut ini untuk lebih jelasnya:
- Date/Time, yaitu data dengan jenis tanggal, waktu atau penggabungan dari tanggal dan waktu.
- Currency, yaitu data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka selalu disertakan symbol currency default sesuai dengan regional setting yang digunakan, misalnya Rp, $, dll. Currency dapat menggunakan angka dengan 15 digit dibelakang desimal dan 4 digit sesudah desimal.
- AutoNumber, yaitu data yang tidak dapat kita isi secara manual melainkan ia terisi secara otomatis oleh Access, baik secara menjumlah ataupun random (acak).
- Yes/No, yaitu data dengan jenis hanya 2 pillihan yaitu Yes (-1 atau True) atau No (0 atau False). Format yang tersedia adalah : Yes/No, True/False, dan On/Off.
- OLE Object, yaitu data yang diambil dari system OLE seperti Microsoft Excel spreadsheet, Microsoft Word document, graphics, sounds, atau data-data biner lainnya baik yang dilink ataupun dimasukkan secara permanen (embedded) kedalam table Microsoft Access.
- Hyperlink, yaitu type data yang digunakan untuk menyimpan alamat internet atau file yang ditunjukkan melalui alamat URL.
- Attachment, yaitu data type yang digunakan untuk menyimpan attachment file yang berformat apa saja (bebas, bisa file gambar, file suara, dll).
Selain 10 data type diatas, ada dua fasilitas tambahan khusus untuk field di dalam Microsoft Access, yakni:
- Calculated, yaitu fasilitas yang berguna untuk menghitung operasi matematika antara field yang satu dengan field yang lainnya. Misalnya, kita bisa menjumlahkan field A dengan field B, dll.
- Lookup Wizards, yaitu fasilitas combo box (list) yang dibuat secara wizard sehingga kita dapat memilih (lookup) suatu data dari daftar pada table lainnya.
Contoh Design Table
Contoh Table (DataSheet View)
Form
Form, mengatur tampilan input data agar lebih menarik daripada hanya sekedar tabel, maka form bisa dibentuk sedemikia rupa sehingga lebih menarik, lebih mudah digunakan, dan lebih melindungi data. Form menggunakan bahasa pemograman, sehingga ditujukan untuk pengguna tingkat lanjut.
Contoh Form:
Query
Query, fasilitas yang digunakan untuk melihat, mengubah, menganalisis, menyaring, dan menampilkan data yang memenuhi syarat/kriteria tertentu dari satu tabel atau lebih. Juga bisa digunakan untuk melakukan transaksi data (menambah, menghapus, mengubah, dll), melakukan sebuah penghitungan yang menggunakan formula atau rumus dan sebagai sumber data untuk record-record yang digunakan pada form maupun report.
Contoh Query (Design)
Query (Datasheet View)
Report
Report, yaitu sistem pelaporan yang digunakan ketika hendak menampilkan hasil laporan dari sebuah analisis data, baik berupa tabular, grafik maupun hasil-hasil perhitungan dan merupakan ekstrak dari basis data yang hasilnya dapat langsung dicetak melalui media printer, maupun ditampilkan ke layar monitor.
Access juga bisa dihubungkan dengan sumber data/table dari aplikasi yang lain "EXTERNAL DATA" dengan import & link. Selain itu juga data atau table atau query yang ada pada access dapat digunakan oleh aplikasi yang lain.
Kita akan latihan untuk Import Link table excel dan Expot table yang ada di access menjadi excel.
File Excel Table_JumlahAnak yang telah dibagikan akan kita hubungkan dengan access.